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Come organizzarti per lavorare da casa

Da più di 20 anni lavoro in casa. Ecco i miei consigli per chi si ritrova, a causa dell’emergenza Covid-19, a utilizzare il lavoro agile per la prima volta.

Come organizzarti per lavorare da casa

1 Gli spazi

Se non hai la fortuna di poter utilizzare una stanza come ufficio, circoscrivi lo spazio di lavoro in una zona ben illuminata. L’obiettivo è “isolare” la zona ufficio dalle altre aree della casa per mantenere l’equilibrio tra attività professionale e vita privata. Pessima idea lavorare stravaccato sul divano, o peggio ancora sul letto.

Il rispetto di questa indicazione è molto importante soprattutto se hai una famiglia con figli piccoli. I bambini hanno infatti bisogno di linee guida chiare e facilmente intellegibili: una razionale suddivisione degli spazi  li aiuterà a non “invadere” l'ufficio con la loro esuberanza.

2 Schiena e occhi

Utilizza una seduta che agevoli una postura corretta e uno schermo di buona qualità, posto alla giusta distanza. Sfrutta l’illuminazione naturale e non posizionare il PC di fronte alla finestra.

Quando guardi lo schermo del PC richiedi ai tuoi occhi uno sforzo di accomodazione prolungato. Per allentare la tensione ai muscoli oculari guarda fuori dalla finestra ogni 10 – 15 minuti. Se porti gli occhiali chiedi al tuo oculista di prescriverti delle lenti ottimizzate per la lettura da vicino. Ad esempio, i miopi  non dovrebbero utilizzare lo stesso paio di occhiali per guidare l’automobile e per lavorare al PC (i 10/10, indispensabili per garantire la sicurezza stradale, non sono la migliore soluzione per leggere a lungo). 

3 Autodisciplina

Lo sforzo richiesto per lavorare in casa è analogo a quello cui siamo chiamati quando iniziamo gli studi universitari. Non ci sono più orari definiti da rispettare, o professori che ci richiamino all’ordine.

Le distrazioni in casa sono molteplici (TV, musica, social, cibo) così come le motivazioni per abbandonare, senza sensi di colpa, la postazione di lavoro (fare il bucato, curare le piante, accudire gli animali domestici, cucinare per i propri cari…). L’assenza di regole, la pigrizia, la disorganizzazione vanno gestite con attenzione per non compromettere la produttività.

4 Pianificazione

La flessibilità degli orari è senza dubbio uno dei vantaggi principali del lavoro a distanza, ma questa libertà di movimento può essere pericolosa. Organizza la giornata lavorativa in base ai tuoi bioritmi (alcuni rendono di più la mattina, altri il pomeriggio) e tieni in debita considerazione l’orario di lavoro dei tuoi interlocutori e le esigenze delle persone che vivono con te. Rispetta gli orari che ti sei prefissato e distribuisci in maniera omogenea le pause nel corso della giornata.

Io mi sono organizzato in questo modo: faccio mezz’ora di Yoga, una ricca colazione a base di frutta e inizio a lavorare. A metà mattina piccola passeggiata per allentare lo sforzo visivo e le tensioni alla schiena. Pranzo leggero verso le 13,30. A giorni alterni vado a nuotare dalle 12,30 alle 13,30. Dopo una breve “pausa digestiva” riprendo. Se non sono particolarmente impegnato, spezzo il pomeriggio con un’altra breve passeggiata. Lavoro  fino alle 19 e non uso mai il computer dopo cena (attiva il cervello e non predispone al sonno).

5 Concentrazione

Non ho mai creduto al mito del multitasking. Meglio svolgere con attenzione un compito alla volta, senza inutili distrazioni: non chiamare gli amici per “cazzeggiare”, non seguire i loro aggiornamenti sui social, non ascoltare la radio, o la televisione.

Anche l’email, fondamentale per lavorare da casa, può essere fonte di distrazione (soprattutto se sei abbonato a tante email newsletter). Non interrompere quello che stai facendo per consultare compulsivamente il tuo account. Riservati di leggere gli approfondimenti che ti interessano nei momenti di scarsa produttività. Ricorda infine che una sana alimentazione e una costante idratazione migliorano la capacità di concentrazione.

6 Cali di lavoro

Se sei un libero professionista senza  stipendio fisso garantito a fine mese, ti ritroverai probabilmente a dover superare i “momenti di stanca” senza farti prendere dall’ansia o dallo sconforto. I clienti spesso ritardano l’approvazione dei progetti e ti impediscono di portare a termine la tua attività nei tempi previsti. È quindi rischioso avere un solo cliente di riferimento, meglio diversificare il rischio.

Per riempire questi momenti improduttivi cerca nuovi clienti e aggiornati professionalmente studiando, partecipando a webinar… Oppure approfittane per aggiornare il tuo sito o per sistemare l’archivio.

7 Riunioni a distanza

Con l’emergenza sanitaria in corso l’utilizzo dei sistemi di videoconferenza per dialogare con i collaboratori, i clienti e i fornitori è destinato ad aumentare. Tieni sempre a portata di mano i file che dovrai condividere con i tuoi interlocutori durante la riunione, sii sintetico e vai dritto al punto per evitare perdite di tempo e cali di attenzione in chi ti ascolta.

Terminata la conference call condividi un sintetico report della riunione con tutti i partecipanti in formato Pdf.  I report aiutano a lasciare traccia scritta delle decisioni prese e evitano malintesi e incomprensioni. 

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Enrico Forzato © 2015 | P IVA 11924160150 Via Nuova, 72 - 45020 Villanova del Ghebbo (RO)  

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